Konferenzen vom Arbeitsplatz durch Moderne Komunikationsmittel

Viele Aufgaben werden in Unternehmen heute nicht mehr von einzelnen Mitarbeitern erledigt, sondern von ganzen Teams. Gerade bei international agierenden Firmen kommt es vor, dass Experten aus verschiedenen Abteilungen über mehrere Länder oder gar Kontinente verteilt agieren. Trotz der räumlichen Distanz arbeiten sie an dem selbem Projekt, was dank moderner Kommunikationsmittel kein Problem ist. Dateien lassen sich in Sekundenschnelle um die ganze Welt versenden, über Online-Plattformen können verschiedene Abteilungen gleichzeitig auf bestimmte Dokumente zugreifen. Dieses Netzwerk wird natürlich mit einem Passwort abgesichert, so dass die Inhalte vor unbefugten Dritten geschützt sind.

Viele Projekte erfordern allerdings nicht nur den Austausch von Zwischenergebnissen und Text- oder Grafikdateien. Oft ist für einen erfolgreichen Abschluss auch der intensive Austausch zwischen den beteiligten Experten im Rahmen von Diskussionen und Konferenzen erforderlich. Wollte ein Unternehmen jedes Mal alle involvierten Mitarbeiter an einem Ort versammeln, würde das nicht nur hohe Reisekosten verursachen, sondern überdies auch sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Während die Mitarbeiter im Flugzeug, im Zug oder im Auto sitzen, können sie schließlich allenfalls sehr eingeschränkt ihrer Arbeit nachgehen. Sehr viel effizienter und kostengünstiger ist es da, auf ein Videokonferenzsystem zurückzugreifen, das die Videokommunikation über Hunderte oder Tausende Kilometer hinweg ermöglicht. Die technische Ausstattung, die dafür gebraucht wird, in ist in den vergangenen Jahren immer leistungsfähiger und zugleich immer preiswerter geworden.

Für die Videokommunikation werden Bildschirme sowie Kameras und Mikrofone benötigt. Eine Software steuert die Videokonferenz und überträgt die Signale in Echtzeit übers Internet. Die Zahl der Teilnehmer einer Webkonferenz ist praktisch nicht begrenzt, zudem können zahlreiche weitere Interessenten die Diskussion verfolgen. Selbst wenn also zum Beispiel nur zwei oder Referenten aktiv das Wort ergreifen, können dennoch ganze Abteilungen eines Unternehmens das Gesagte an ihren Arbeitsplätzen hören, indem sie sich mit ihrem PC in das Videokonferenzsystem einklinken.

Neben der Tatsache, dass eine Webkonferenz nur Bruchteile der Kosten verursacht, die für eine echte Konferenz einkalkuliert werden müssen, spricht auch der zeitliche Faktor eindeutig für die Videokommunikation. Damit ist nicht nur die Zeitersparnis gemeint, sondern auch die Möglichkeit, eine Konferenz sehr schnell und damit ganz kurzfristig einzuberufen. Es müssen nicht erst Flüge oder Zugtickets gebucht, Hotelzimmer reserviert und die Termine der Teilnehmer koordiniert werden. Es reicht vielmehr, wenn alle wichtigen Mitglieder eines Teams sich zu einer bestimmten Stunde etwas Zeit nehmen. Egal, wo sie gerade sind, können sie sich einfach übers Internet in die Webkonferenz einschalten. Und ist die Tagesordnung abgearbeitet, kann die Arbeit sofort weitergehen.

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